Fakturace a účetní podklady: automatizace pro e-shop
Faktura na konci každé objednávky je ideální kandidát na automatizaci. Než ji ale svěříte systému, musíte vědět, co zákon po dokladu chce, kdy ho vystavit a jak ho uchovat. Shrnujeme pravidla k září 2026 a postup, který funguje.
Každá objednávka v e-shopu končí dokladem. Při deseti objednávkách denně se dá fakturovat ručně. Při stovce už ruční fakturace znamená člověka, který celý den přepisuje údaje, hlídá číselné řady a posílá účetní podklady. A každý přepis je příležitost k chybě, kterou pak účetní dohledává na konci měsíce.
Fakturace je přitom ideální kandidát na automatizaci: data jsou strukturovaná a pravidla jasná. Než ale fakturu svěříte systému, musíte vědět, co po dokladu chce zákon, kdy ho vystavit a jak ho uchovat. V článku shrnujeme pravidla platná k září 2026 a postup, který v praxi funguje.
Kdy musíte vystavit daňový doklad
Zákon o DPH rozlišuje, komu prodáváte:
- B2B (plátce DPH nebo právnická osoba). Plátce musí vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo ode dne přijetí platby, podle toho, co nastane dřív. Když zákazník zaplatí předem, vzniká povinnost vystavit doklad už k přijaté platbě.
- B2C (nepodnikající fyzická osoba). Daňový doklad podle zákona o DPH povinně vystavovat nemusíte. Zákazník má ale podle zákona o ochraně spotřebitele právo vyžádat si doklad o koupi.
V praxi e-shopy posílají fakturu všem zákazníkům. Je to jednodušší než rozlišovat, a zákazník doklad potřebuje k reklamaci nebo vrácení zboží.
Pro plnění do 10 000 Kč včetně daně lze vystavit zjednodušený daňový doklad. Nemusí obsahovat údaje o odběrateli, jeho DIČ ani jednotkovou cenu bez daně. Vždy ale musí obsahovat sazbu daně.
Náležitosti daňového dokladu
Běžný daňový doklad podle § 29 zákona o DPH obsahuje:
| Náležitost | Odkud ji bere automatizace |
|---|---|
| Označení dodavatele a jeho DIČ | nastavení účetní jednotky |
| Označení odběratele a jeho DIČ | údaje z objednávky (u B2B povinně kontrolujeme) |
| Evidenční číslo dokladu | číselná řada v e-shopu nebo v ERP |
| Rozsah a předmět plnění | položky objednávky |
| Datum vystavení | okamžik vytvoření dokladu |
| Datum uskutečnění plnění nebo přijetí platby | expedice nebo připsání platby |
| Jednotková cena bez daně a sleva | ceník a slevové pravidlo |
| Základ daně, sazba a výše daně | výpočet podle sazeb u položek |
Nejčastější chyby automatických faktur nejsou v chybějících polích, ale v datech. Datum uskutečnění plnění se nesmí automaticky rovnat datu objednávky, když zboží odešlo o týden později. A číselná řada musí být jedna, i když doklady vznikají ve dvou systémech.
Elektronická faktura a ISDOC
Fakturu můžete posílat elektronicky, pokud s tím příjemce souhlasí. Souhlas nemusí být písemný, stačí, když zákazník fakturu bez námitek přijme a zaplatí. Po celou dobu uchovávání musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Elektronický podpis je jen jeden ze způsobů, stejnou roli může hrát třeba spolehlivá auditní stopa.
PDF v e-mailu je z pohledu zákona elektronická faktura. Strojově čitelná je ale až strukturovaná faktura v XML. Český otevřený formát pro ni je ISDOC, aktuálně ve verzi 6.0.2. Většina českých účetních programů, včetně Pohody a Money S3, s ním umí pracovat.
Povinná strukturovaná e-fakturace v tuzemském B2B v Česku zatím není. Unijní balíček ViDA ji ale zavádí pro přeshraniční B2B plnění uvnitř EU od července 2030. Kdo staví automatizaci dnes, má dobrý důvod počítat se strukturovanými daty už teď.
EET 2.0: koho se týká od roku 2027
Původní EET byla zrušena od 1. ledna 2023. Vrací se v nové podobě. Poslanecká sněmovna 9. září 2026 přehlasovala Senát a definitivně schválila zákon o EET 2.0. Zákon čeká na podpis prezidenta a vyhlášení, účinnost se předpokládá od 1. ledna 2027. Stav sledujte na webu Finanční správy.
Pro e-shop je klíčový pojem kontaktní platba, tedy platba při osobním kontaktu se zákazníkem:
| Situace | Evidence v EET 2.0 |
|---|---|
| Platba předem přes platební bránu nebo převodem | ne |
| Dobírka vybraná dopravcem a poslaná na váš účet | ne |
| Zaplaceno online, zákazník si jen vyzvedne balík na vaší výdejně | ne |
| Platba hotově, kartou nebo QR kódem na vaší výdejně či v prodejně | ano |
Čistě online e-shop se tedy EET 2.0 většinou nedotkne. Pokud ale máte showroom nebo vlastní výdejnu s platbou na místě, pokladní systém musí být na EET 2.0 připravený a data z pokladny musí sedět s účetnictvím.
Archivace dokladů
- Daňové doklady: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (zákon o DPH).
- Účetní záznamy: 5 let od konce účetního období (zákon o účetnictví).
Doklady můžete uchovávat elektronicky, pokud po celou dobu zajistíte věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Praktický důsledek: když měníte e-shop nebo ERP, faktury ze starého systému musí zůstat dostupné. Víc o tom píšeme v článku Migrace mezi ERP systémy bez ztráty dat.
Co se dá automatizovat
| Krok | Spouštěč | Výsledek |
|---|---|---|
| Doklad k přijaté platbě | připsání platby z brány nebo banky | doklad do 15 dnů je vyřešen automaticky |
| Faktura | expedice objednávky | správné datum plnění, PDF zákazníkovi |
| Dobropis | přijetí vratky | opravný doklad navázaný na původní fakturu |
| Párování plateb | bankovní výpis nebo notifikace brány | objednávka se sama označí jako zaplacená |
| Předání do účetnictví | průběžně nebo denně | doklady v ERP bez ručního exportu |
| Přijaté faktury | e-mail nebo ISDOC od dodavatele | návrh zápisu ke kontrole |
Spouštěčem bývá webhook z e-shopu nebo platební brány. Tok mezi systémy stavíme přímo přes API nebo v nástroji typu n8n, když se zapojuje víc služeb. Přijaté faktury v PDF a roli AI rozebíráme v článku AI workflow automatizace: od objednávky po fakturaci.
Kde se automatická fakturace láme
- Dvě číselné řady. Faktury vznikají v e-shopu i v ERP. Vždy určete jeden systém, který doklady vystavuje.
- Zaokrouhlení. E-shop počítá s DPH, ERP bez DPH, na faktuře vznikne haléřový rozdíl.
- Duplicity. Opakovaný běh po výpadku nesmí vytvořit druhou fakturu. Každý doklad nese vazbu na číslo objednávky.
- Prodej do zahraničí. Při prodeji spotřebitelům v jiných státech EU se může uplatnit sazba DPH země zákazníka a režim OSS. Viz článek Přeshraniční prodej, DPH a OSS.
- Tichá chyba. Faktura se nevytvořila a nikdo o tom neví. Chybové stavy musí chodit člověku, ne jen do logu.
Jak na to prakticky
- Sepište, kde dnes doklady vznikají, kdo je kontroluje a kam putují.
- S účetní určete jeden systém pro vystavování a jednu číselnou řadu.
- Nastavte spouštěče: platba, expedice, vratka.
- Ověřte náležitosti na vzorku B2B i B2C objednávek, včetně slevy a zahraničního zákazníka.
- Zapněte hlídání chyb a denní kontrolu počtu objednávek proti počtu dokladů.
- Rozhodněte, kde a jak dlouho budete doklady archivovat.
Napojení e-shopu na účetnictví a ERP řešíme v rámci služby ERP a systémy, samotné toky dat mezi službami v rámci automatizace procesů. Základní synchronizace objednávek a skladu s ERP u nás obvykle trvá 2–4 týdny, cenu automatizace fakturace připravíme po konzultaci podle rozsahu.
Potřebujete s tím pomoct?