Migrace mezi ERP systémy bez ztráty dat: postup pro e-shop

Změna ERP systému patří k nejméně oblíbeným projektům v e-shopu. Na rozdíl od migrace e-shopu ji zákazník nevidí, ale zasáhne účetnictví, sklad, fakturaci i všechny integrace. Když se udělá špatně, na konci měsíce nesedí saldo, sklad ukazuje jiná čísla než regál a e-shop prodává zboží, které neexistuje.

Důvody k přechodu bývají podobné: starý systém nemá použitelné API, nezvládá víc skladů, přestal stačit objemu objednávek, nebo firma přechází z desktopu do cloudu. Jak nový systém vybrat, rozebíráme v článku ERP pro e-shop: jak vybrat správný systém. Tady se věnujeme tomu, jak data převést, aby se cestou nic neztratilo.

Co se převádí a co ne

Nejčastější omyl zní: „převedeme všechno“. Mezi dvěma různými ERP se celá historie dokladů převádí jen výjimečně. Každý systém má jinou strukturu dokladů, jiné číselníky a jiné vazby mezi nimi. Výrobci proto standardně doporučují převést základní číselníky a otevřené položky a na ně navázat počátečními stavy. Například dokumentace ABRA Flexi uvádí, že se při migraci mezi odlišnými systémy standardně převádí adresář, ceník, stav skladu, faktury a pokladna a pak se naváže zadáním počátečních stavů účtů.

Kdy přejít: začátek roku, nebo během roku

Nejjednodušší je přechod k začátku účetního období. Nový rok začne v novém systému s počátečními stavy a neuhrazenými doklady, starý rok se dokončí a uzavře ve starém systému.

Přejít jde i během roku. Stormware u Pohody výslovně uvádí, že nemusíte čekat na konec účetního období. Návody k Money S3 naopak upozorňují, že přechod v průběhu roku je složitější a doporučují ho konzultovat s technickou podporou. V praxi je potřeba se s účetní domluvit, jak se do nového systému dostanou obraty od začátku roku, aby seděla roční závěrka.

Pro e-shop je navíc důležitý provozní kalendář. Nepřecházejte v sezóně, před Black Friday ani v týdnu, kdy běží velká kampaň.

Starý systém musí zůstat čitelný

Migrace nekončí převodem. Doklady ze starého systému musíte umět předložit po celou zákonnou lhůtu:

• daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období (zákon o DPH),
• účetní záznamy 5 let od konce účetního období (zákon o účetnictví).

Máte dvě možnosti. Buď si ponecháte licenci starého systému pro čtení, nebo před vypnutím uděláte úplný export do trvalého formátu: doklady v PDF, data v XML nebo CSV, sestavy a deníky za každé období. Při elektronickém uchovávání musí zůstat zachována věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Víc o pravidlech pro doklady píšeme v článku Fakturace a účetní podklady.

Jak převod technicky probíhá

Převod dat je klasická úloha typu ETL: data se vytáhnou ze starého systému, převedou na strukturu nového a nahrají.

1. Export. Většina českých ERP umí export do XML, XLS nebo CSV. Pohoda používá pro komunikaci s okolím vlastní XML formát, Money S3 také.
2. Transformace. Tady vzniká nejvíc práce: převod číselníků (sazby DPH, střediska, formy úhrady, měrné jednotky), sjednocení kódů a vyčištění duplicit. Některé systémy mají připravené převodní šablony. ABRA Flexi například pro data z Pohody ve formátu XML nabízí připravenou transformaci.
3. Import. Nejdřív číselníky, pak skladové karty, pak doklady. U skladu import počátečního stavu obvykle vygeneruje příjemku s množstvím, proto musí být karty založené dřív.
4. Kontrola. Porovnání součtů a zůstatků mezi starým a novým systémem (viz checklist níže).

Přepojení e-shopu bez výpadku

E-shop během migrace ERP běží dál. Přepojuje se v dohodnutém okamžiku:

1. Novou integraci postavíme a otestujeme proti testovací kopii nového ERP.
2. Připravíme mapovací tabulku: kód produktu v e-shopu ↔ skladová karta v novém ERP, zákazník ↔ adresář.
3. V den přechodu krátce pozastavíme přenos objednávek do starého systému.
4. Převedeme konečný stav skladu a otevřené objednávky.
5. Zapneme novou integraci a objednávky z mezidobí doplníme dávkou.
6. Starou integraci vypneme, aby nic nezapisovala do dvou systémů zároveň.

Nejrizikovější je sklad. Pokud e-shop několik hodin nedostává aktualizace zásob, může prodat zboží, které už není. Proto přechod plánujeme na dobu s nejnižším provozem. Jak mít sklad v jednom zdroji pravdy, popisujeme v článku Propojení ERP, e-shopu a skladu.

Checklist: kontroly po převodu

• Zůstatky všech účtů v novém systému odpovídají starému k datu přechodu.
• Součet neuhrazených pohledávek a závazků sedí, včetně částečných úhrad.
• Stav skladu sedí v kusech i v ocenění, u každého skladu zvlášť.
• Počet skladových karet a adresních záznamů odpovídá exportu, rozdíly jsou vysvětlené.
• Číselné řady navazují a nové doklady se nepotkají se starými čísly.
• Sazby DPH a členění pro přiznání a kontrolní hlášení jsou nastavené stejně.
• Testovací objednávka z e-shopu projde celým tokem: objednávka, faktura, úhrada, expedice.
• Archiv starého systému je dostupný a víte, kdo k němu má přístup.

Money S3 v návodu k přechodu doporučuje podobnou kontrolu: po navedení počátečních stavů porovnat zůstatky na sestavě stavu účtů se zůstatky z původního systému.

Nejčastější chyby

• Převod „všeho“ bez rozmyslu. Stará data plná duplicit a neaktivních karet zanesou nový systém od prvního dne.
• Chybějící mapovací tabulka. Po převodu nikdo neví, která karta patří ke kterému produktu v e-shopu.
• Účetní se dozví až na konci. Počáteční stavy a číselníky musí odsouhlasit účetní nebo daňový poradce, ne jen IT.
• Dvě integrace naráz. Starý konektor zůstane zapnutý a zapisuje objednávky do systému, který už nikdo nepoužívá.
• Vypnutí starého systému bez exportu. Za dva roky přijde kontrola a doklady nejdou otevřít.

Kdy nám zavolat

Migraci ERP řešíme jako projekt: analýza dat, mapování číselníků, převod, přepojení e-shopu a kontrola. Účetní stránku vždy odsouhlasujeme s vaší účetní. Pokud teprve zvažujete, jestli přechod dává smysl, začněte konzultací. Přehled ERP integrací najdete na stránce ERP a systémy. Cenu migrace připravíme po analýze dat podle rozsahu.