Výběr ERP pro rostoucí e-shop: praktický checklist

Většina e-shopů mění ERP ve chvíli, kdy už to bolí: objednávky se přepisují ručně, sklad na webu nesedí a nový sklad nebo marketplace nejde napojit. V takové chvíli je snadné vybrat podle prezentace. Tento článek je pracovní checklist, se kterým můžete jít na schůzku s dodavatelem.

Přehled systémů a obecná kritéria najdete v článku ERP pro e-shop: jak vybrat správný systém. Tady jdeme do konkrétních otázek. Každou si odškrtněte, a kde odpověď neznáte, požádejte dodavatele o ukázku.

Krok 0: sepište svá čísla

Bez vlastních čísel nemá dodavatel na co odpovídat. Než začnete, mějte na papíře:

• počet objednávek denně dnes, ve špičce a plán za 3 roky,
• počet produktů a variant, počet skladů a výdejních míst,
• prodejní kanály: e-shopy, marketplace, B2B, kamenná prodejna,
• počet lidí, kteří budou v ERP souběžně pracovat,
• kdo vede účetnictví a v jakém systému,
• které systémy musí ERP obsloužit: e-shop, WMS, dopravci, platby, BI, CRM, PIM.

Checklist 1: API a integrace

Pro e-shop je ERP tak dobré, jak dobré má rozhraní. Ptejte se konkrétně:

• Jaké rozhraní ERP nabízí: REST API, GraphQL, XML soubory, přímý přístup do databáze?
• Je API součástí licence, nebo placený modul? Platí se podle počtu volání?
• Jaké má API limity: počet požadavků za minutu nebo den, velikost dávky?
• Je zápis okamžitý, nebo asynchronní přes frontu? Jak zjistím výsledek zápisu?
• Umí ERP posílat webhooky při změně skladu, ceny nebo stavu dokladu?
• Je API veřejně zdokumentované? Existuje testovací prostředí (sandbox)?
• Jak se API verzuje a jak dlouho dopředu dodavatel oznamuje nekompatibilní změny?
• Existuje hotový konektor pro vaši e-shopovou platformu? Kdo ho vyvíjí a kdo ho podporuje?
• Musí ERP běžet na konkrétním počítači, aby integrace fungovala?

Checklist 2: sklady, varianty a logistika

• Umí ERP více skladů a převodky mezi nimi?
• Umí rezervace zásoby pro objednávky, které ještě nejsou vyskladněné?
• Jak pracuje s variantami (velikost, barva)? Jako samostatné karty, nebo jako jeden produkt s variantami?
• Sady a komplety: odečte se sklad komponent?
• Šarže, expirace, sériová čísla, pokud je potřebujete?
• Napojení na WMS nebo vlastní skladový modul se čtečkami?
• Odkud bude e-shop brát dostupnost a jak často? Víc v článku Multi-sklad a multi-store v ERP.

Checklist 3: prodejní kanály a marketplace

• Zvládne ERP víc e-shopů nebo jazykových mutací s různými ceníky a měnami?
• Jak se do ERP dostanou objednávky z marketplace? Přímý konektor, nebo přes e-shop či integrační platformu?
• Umí ERP rozlišit kanál na dokladu, aby šla počítat marže po kanálech?
• Jak řeší více měn a DPH při prodeji do zahraničí, včetně režimu OSS?
• B2B: cenové hladiny, individuální ceníky, kredit limity, platba na fakturu?
• Jak se v ERP projeví vratka z marketplace?

Checklist 4: cloud, nebo on-premise

• Kde ERP běží: cloud dodavatele, hosting partnera, nebo váš server?
• Kdo dělá zálohy a jak rychle obnovíte data po chybě?
• Jakou dostupnost dodavatel garantuje a co se stane, když ji nesplní?
• Kdo instaluje aktualizace a jak často? Můžete aktualizaci odložit, když by rozbila integraci?
• Kde fyzicky leží data a jak je řešené GDPR a zpracovatelská smlouva?
• U on-premise: kdo spravuje server a je dostupný z internetu pro integrace bezpečně?

Obecné srovnání obou přístupů najdete v článku Cloudové vs. on-premise řešení pro e-shop.

Checklist 5: TCO na 5 let

Cena licence je často menší část nákladů. Spočítejte celkové náklady na vlastnictví (TCO) za pět let:

Porovnávejte součet za pět let, ne cenu v prvním roce. Levná licence s drahým a křehkým napojením vyjde dráž než dražší systém s hotovým konektorem.

Checklist 6: dodavatel a implementační partner

• Kdo ERP implementuje: výrobce, nebo partner? S kým podepisujete smlouvu?
• Má partner zkušenost s e-commerce? Chtějte kontakt na dva e-shopy podobné velikosti, které s ním spolupracují.
• Kdo řeší chyby v napojení na e-shop: dodavatel ERP, dodavatel konektoru, nebo váš vývojář? Kdo za co odpovídá, když se objednávka ztratí?
• Jaká je reakční doba podpory a za kolik?
• Co když partner skončí? Může implementaci převzít jiný?
• Můžete kdykoliv exportovat všechna svá data ve strojově čitelném formátu? Za jakých podmínek?
• Jaká je výpovědní lhůta a co se stane s daty po ukončení smlouvy?

Checklist 7: migrace dat

Přechod mezi systémy je samostatný projekt. Ověřte:

• Které agendy se převádějí: adresář, zásoby, ceníky, otevřené doklady, historie?
• Kolik let historie potřebujete v novém systému a co stačí archivovat ve starém?
• Kdo data vyčistí: duplicitní adresy, nejednotné kódy zásob, neaktivní karty?
• Jak se převedou počáteční stavy skladu a otevřené pohledávky k datu přechodu?
• Jak zachováte číselné řady dokladů?
• Kdy proběhne zkušební migrace a kdy ostrý přechod? Ideálně k začátku účetního období a mimo sezónu.
• Poběží starý a nový systém chvíli souběžně?

Postup krok za krokem popisujeme v článku Migrace mezi ERP systémy bez ztráty dat.

Bodovací tabulka pro finální výběr

Na konci porovnejte dva až tři kandidáty v jedné tabulce. Každé oblasti dejte váhu podle svých priorit a body 1–5.

Váhy jsou jen příklad. E-shop, který prodává hlavně přes marketplace, dá kanálům víc. Výrobce dá víc skladům a výrobě.

Scénáře pro ukázku na vašich datech

Nenechte si ukázat připravené demo. Pošlete dodavateli předem pět scénářů a chtějte je vidět naživo:

1. Objednávka z e-shopu se dvěma variantami a dopravou, zaplacená kartou.
2. Částečná vratka a dobropis.
3. Přesun zboží mezi dvěma sklady a změna dostupnosti na webu.
4. B2B zákazník s individuálním ceníkem a platbou na fakturu.
5. Export dat pro reporting marže podle kanálu.

Kdy nám zavolat

Pokud ERP vybíráte a nechcete záviset jen na tom, co řekne obchodník dodavatele, pomůžeme. V rámci konzultace projdeme vaše čísla, připravíme scénáře pro ukázky a ohodnotíme API kandidátů z pohledu integrace. Napojení děláme pro všechny běžné systémy, přehled najdete v sekci ERP a systémy. Když už máte víc systémů najednou, navrhneme i middleware, které nové ERP odstíní od e-shopu a dalších kanálů. Příklad cloudového ERP s REST API je ABRA Flexi.