Velkoobchodní ceníky a jejich automatizace

U velké části dodavatelů dnes dostáváte katalog i sklad v XML feedu. Ceník je ale často jiná kapitola. Přijde e-mailem jako tabulka v Excelu, jednou za měsíc, jindy bez ohlášení. Obsahuje několik cenových hladin, množstevní slevy a ceny v eurech. A někdo ho musí přenést do e-shopu.

V článku ukazujeme, jak takový ceník zpracovat automaticky: jak ho načíst, co s cenovými hladinami a měnami a jak se chránit před chybami. Samotná pravidla výpočtu prodejní ceny, tedy marže, cenové pásy a zaokrouhlení, rozebíráme v navazujícím článku Automatické přeceňování podle marže. Tady řešíme všechno, co se musí stát předtím.

Odkud ceníky přicházejí

Každý dodavatel posílá ceny jinak. Pro automatizaci je důležité, jestli data chodí pravidelně a ve stálé struktuře.

Nejspolehlivější je API nebo XML feed, protože struktura se nemění ze dne na den. Tabulky jsou nejčastější a nejrizikovější. Stačí, aby obchodník u dodavatele vložil nový sloupec, a import začne číst cenu z jiného místa.

Proto u každého zdroje nejdřív popíšeme jeho strukturu: který sloupec je kód produktu, EAN, nákupní cena, měna, cenová hladina a minimální odběr. Import soubor před zpracováním zkontroluje. Když struktura nesedí, nic nezapíše a pošle upozornění. Technicky jde o klasický ETL proces: načíst, převést do jednotné podoby, zkontrolovat, zapsat.

Excel umí data tiše poškodit

U tabulek narážíme opakovaně na stejné problémy. Nejsou vidět na první pohled, ale rozbijí párování produktů.

• Úvodní nuly a dlouhá čísla. Excel čte kódy jako čísla. Microsoft v nápovědě Keeping leading zeros and large numbers uvádí, že Excel počítá s přesností na 15 platných číslic a delší čísla zaokrouhlí. Kódy i EANy proto vždy načítáme jako text.
• Desetinná čárka a tečka. „1.250“ může být tisíc dvě stě padesát, nebo jedna celá dvacet pět. Formát čísel je potřeba určit pro každého dodavatele zvlášť.
• Kódování. CSV z českých účetních systémů bývá v kódování Windows-1250, moderní systémy posílají UTF-8. Špatná volba rozbije diakritiku v názvech.
• Ceny s DPH a bez DPH. Ceník musí jasně říkat, o kterou jde. Když to neříká, zjistěte to u dodavatele a zapište do popisu zdroje.

Pokud můžete, domluvte se s dodavatelem na CSV nebo XML s pevnou strukturou. Ušetříte si tím víc práce než jakákoli chytrá kontrola na vaší straně.

Cenové hladiny: čí ceník vlastně čtete

Velkoobchodní ceník často obsahuje několik cen. Doporučená maloobchodní cena, základní velkoobchodní cena a ceny pro odběratele podle objemu nebo smlouvy. Pro vás je důležitá cena, za kterou skutečně nakupujete.

Jak s hladinami zacházíme:

1. Nákupní cena je hladina, na kterou máte s dodavatelem smlouvu. Z ní se počítá marže.
2. Doporučená cena slouží jako horní strop nebo orientační údaj pro prodejní cenu. Dodavatel vám ji doporučit smí, závazná pro vás není.
3. Vaše vlastní cenové hladiny pro B2B zákazníky se počítají z nákupní ceny vašimi pravidly, ne kopírováním hladin dodavatele.

E-shopové platformy vlastní hladiny podporují různě. Shoptet umožňuje vytvořit zákaznické skupiny a každé přiřadit ceník. Podle nápovědy umí XML import nahrát ceny jen do ceníků, které už v administraci existují. Nový ceník je potřeba nejdřív vytvořit ručně. Jak se B2B ceníky převádějí mezi platformami, popisujeme v článku Migrace B2B ceníků a slevových skupin.

Množstevní slevy na dvou stranách

Množstevní sleva se v ceníku objevuje ve dvou významech a je potřeba je oddělit.

Sleva od dodavatele pro vás. Při odběru 10 a více kusů platíte méně. Pro výpočet prodejní ceny ale použijte cenu za množství, které běžně opravdu objednáváte. Když prodáváte po kusech a nakupujete po dvou kusech, cena „od 50 ks“ vám marži jen nadhodnotí.

Vaše sleva pro zákazníky. Pokud chcete množstevní pásma nabízet dál, například B2B odběratelům, nastavte je v e-shopu samostatně. V Shoptetu se spravují v sekci Marketing → Množstevní slevy a lze je nastavit zvlášť pro různé zákaznické skupiny. Minimální pásmo slevy vůči zákazníkovi hlídejte proti nákupní ceně, ať se nedostanete pod ni.

Měny a kurzy ČNB

U dodavatelů ze zahraničí jsou nákupní ceny v eurech, dolarech nebo zlotých. Pro přepočet se nejčastěji používá kurz devizového trhu České národní banky. ČNB ho vyhlašuje každý pracovní den kolem 14:30. Platí pro daný pracovní den a také pro následující víkend nebo svátek.

Kurz se dá stahovat automaticky. ČNB ho zveřejňuje mimo jiné jako textový soubor, kde je každý řádek ve tvaru země, měna, množství, kód a kurz. Na sloupec „množství“ se snadno zapomene. U některých měn není kurz uveden za 1 jednotku, ale například za 100. Import, který s tím nepočítá, spočítá cenu stonásobně špatně.

Praktická pravidla pro měny:

• Přepočítávejte jednou denně po vyhlášení kurzu, ne při každém importu. Ceny na webu se tak nemění několikrát za den jen kvůli kurzu.
• Přidejte rezervu na kurz, například 1–3 %. Mezi nákupem a zaplacením faktury se kurz pohne.
• Nepřeceňujte kvůli malým výkyvům. Nastavte práh, třeba změnu kurzu o víc než 1 %, pod kterým se prodejní cena nemění. Časté drobné změny komplikují výpočet nejnižší ceny za 30 dní, kterou potřebujete při slevových akcích.
• Ukládejte použitý kurz ke každé vypočtené ceně. Při kontrole marže pak víte, z čeho cena vznikla.

Od nákupní ceny k prodejní

Po načtení, vyčištění a přepočtu měny máte pro každý produkt jednu nákupní cenu v korunách. Teprve na ni se použijí pravidla marže, náklady na kus, DPH a zaokrouhlení. Postup krok za krokem včetně modelového výpočtu najdete v článku o přeceňování podle marže.

Z hlediska ceníku jsou důležité dvě věci. Za prvé pořadí pravidel: výjimka pro produkt má přednost před značkou, značka před kategorií, kategorie před obecným pásmem. Za druhé platnost. Nový ceník často platí od konkrétního data. Import ho proto načte hned, ale zapíše až v den účinnosti. Stejný princip platí pro časově omezené akce, které popisujeme v článku Slevové akce dodavatelů.

Pojistky proti chybám

Ceník je nejrizikovější vstup do e-shopu. Jedna posunutá čárka zlevní celý katalog. Proto před zápisem kontrolujeme:

Každá změna nákupní i prodejní ceny se ukládá do historie: stará hodnota, nová hodnota, zdroj a čas. Bez historie nedohledáte, proč se cena změnila. A nespočítáte nejnižší cenu za posledních 30 dní, kterou podle zákona o ochraně spotřebitele uvádíte u každé oznámené slevy.

Jak kvalitu dat od dodavatelů vynutit dlouhodobě, rozebíráme v článku Kvalita dat od dodavatelů.

Jak na to prakticky

1. Sepište všechny dodavatele, formát jejich ceníku a jak často ho posílají.
2. U každého zdroje popište strukturu: sloupce, formát čísel, kódování, DPH a měnu.
3. Určete, která hladina je vaše nákupní cena a jak naložit s množstevními slevami.
4. Napojte kurzy ČNB s ohledem na sloupec množství a nastavte rezervu a práh změny.
5. Zapněte pojistky a první týdny nechte systém změny jen navrhovat.
6. Ukládejte historii cen a kurzů.

Zpracování ceníků stavíme jako součást napojení dodavatelů a feedů. Jednorázová implementace začíná od 3 000 Kč za dodavatele, správa běží měsíčním paušálem. Když ceníky chodí v nestandardních formátech nebo potřebujete ceny posílat dál do ERP či B2B portálu, řešíme to v rámci importů a exportů na míru. Pošlete nám ukázku ceníku a řekneme, jak ho zpracovat.