Kvalita dat od dodavatelů: jak ji vynutit
Stížnosti na špatná data od dodavatelů nic nezmění. Změní to jasná specifikace, automatická kontrola na vstupu a zpětná vazba s čísly. Ukážeme, jak takový systém postavit.
Každý, kdo napojoval víc dodavatelů, zná tu situaci. Jeden posílá EAN, druhý ne. Třetí má rozměry v popisu místo v parametrech. Čtvrtý jednou za čas pošle ceny bez DPH a nikomu to neřekne. Na e-shopu pak máte produkty bez filtrů, se špatnou cenou nebo úplně mimo srovnávače.
Stížnosti a e-maily s prosbou o nápravu fungují krátce. Kvalitu dat vynutí až systém: jasná specifikace, automatická kontrola při každém importu a zpětná vazba s čísly. V článku ukazujeme, jak ho postavit a co můžete po dodavateli oprávněně chtít.
Proč se kvalita dat nezlepší sama
Dodavatel data nevyrábí pro vás. Feed generuje pro desítky odběratelů najednou, většinou ze svého ERP a bez znalosti toho, co potřebuje Heureka nebo Google. Pokud nikdo neřekne, co je špatně, nemá důvod to měnit.
Na straně e-shopu je problém opačný. Chyby se opravují ručně u produktů. Při dalším importu je feed přepíše a práce se opakuje. Nebo se oprava udělá v importu jako výjimka, o které za rok nikdo neví.
Oba problémy řeší stejná věc: pravidla, která jsou zapsaná, měřená a sdílená s dodavatelem.
Krok 1: sepište, co od dodavatele chcete
Základem je datová specifikace. Krátký dokument, který říká, jaká pole potřebujete, v jakém formátu a co je povinné. Bez ní nemáte o čem jednat.
Specifikace by měla obsahovat aspoň:
- Identifikaci. Kód dodavatele, GTIN (EAN), kód výrobce, značku.
- Obchodní data. Nákupní cenu s jasnou informací, zda je s DPH, měnu, sklad a dodací lhůtu.
- Obsah. Název, popis, kategorii dodavatele, parametry jako samostatná pole s jednotkami.
- Obrázky. Minimální rozměr, formát, bez vodoznaku a textu.
- Povinné údaje podle legislativy. Viz dále GPSR.
- Technické podmínky. Formát souboru, kódování, adresu feedu, frekvenci aktualizace.
- Změny. Kolik dní předem dodavatel oznámí změnu struktury feedu.
Nemusíte chtít všechno od všech. U malého dodavatele s pár desítkami produktů stačí minimum. U klíčového dodavatele s tisíci položek dává smysl specifikaci projít společně a zapsat ji do smlouvy nebo rámcové dohody. Jak parametry od různých dodavatelů převést na jednotnou strukturu, rozebíráme v článku mapování parametrů a atributů.
GTIN: co můžete chtít a co ne
GTIN přiděluje vlastník značky, tedy výrobce nebo ten, kdo produkt uvádí na trh pod svou značkou. V Česku kódy vydává GS1 Czech Republic po registraci firmy. Registrovaní členové mají nástroj GS1 Activate, který GTIN přidělí včetně kontrolní číslice.
Pro vás z toho plynou dvě věci. Za prvé, správný EAN existuje a dodavatel ho má chtít od výrobce. Za druhé, e-shop si GTIN nemá vymýšlet. Google zamítá kódy s chybnou kontrolní číslicí a z vyhrazených rozsahů. Když GTIN opravdu chybí, je lepší produkt vést bez něj.
Platnost a vlastníka GTIN lze ověřit ve službě Verified by GS1, kterou GS1 nabízí veřejně v omezeném počtu dotazů zdarma. Pro hromadnou kontrolu stačí na vstupu ověřit délku a kontrolní číslici a podezřelé případy řešit s dodavatelem.
Hodí se znát i pravidla GS1 pro změnu GTIN. Nový kód je podle GS1 potřeba například při změně deklarovaného čistého obsahu nebo při změně rozměru či hmotnosti o víc než 20 %. Když dodavatel pošle stejný EAN u zjevně jiného balení, je to chyba, kterou stojí za to vrátit.
GPSR: data, bez kterých produkt neprodáte
Od 13. 12. 2024 platí nařízení o obecné bezpečnosti výrobků, (EU) 2023/988. Článek 19 pro prodej na dálku vyžaduje, aby nabídka jasně a viditelně uváděla aspoň:
- jméno, obchodní firmu nebo ochrannou známku výrobce a jeho poštovní a elektronickou adresu,
- pokud výrobce nesídlí v EU, jméno a kontakty odpovědné osoby v EU,
- informace umožňující identifikaci produktu, včetně obrázku, typu a dalšího identifikátoru,
- varování nebo bezpečnostní informace v jazyce, kterému spotřebitel snadno porozumí.
E-shop tyto údaje sám nevymyslí. Musí je dostat od dodavatele. Proto patří do specifikace jako povinná pole a do kontroly na vstupu jako tvrdé pravidlo. Produkt bez údajů o výrobci by neměl projít do prodeje. Tento text není právní rada. U sporných kategorií, například hraček nebo elektroniky, doporučujeme konzultaci s právníkem.
Krok 2: kontrola na vstupu
Specifikace bez kontroly je jen přání. Kontrola běží při každém importu, ještě než data dorazí do e-shopu. Typicky v middleware nebo v ETL vrstvě mezi dodavatelem a obchodem.
Pravidla dělíme na tři úrovně:
| Pravidlo | Úroveň | Co se stane |
|---|---|---|
| Nevalidní soubor, chybí kód dodavatele nebo cena | tvrdé | položka nebo celý import se zastaví |
| Chybí údaje o výrobci podle GPSR | tvrdé | nový produkt se nezaloží, existující se neaktivuje |
| GTIN s chybnou kontrolní číslicí | tvrdé pro pole | GTIN se nepřevezme, zbytek položky ano |
| Změna ceny o víc než stanovený práh | karanténa | položka čeká na schválení, ostatní projdou |
| Chybí parametry pro filtry | měkké | produkt se založí, jde do reportu |
| Obrázek pod požadovaným rozměrem | měkké | obrázek se nepoužije, produkt se označí |
Klíčová je karanténa. Místo volby „pustit všechno, nebo nic“ odloží podezřelé položky stranou a zbytek importu proběhne. Někdo je pak projde a pustí, nebo vrátí dodavateli. Jak se o zastavených importech dozvědět včas, popisujeme v článku monitoring a alerty na chyby feedů.
Krok 3: měřte a ukazujte čísla
Kvalita dat, kterou neměříte, se nezlepší. Pro každého dodavatele počítáme po každém importu jednoduché ukazatele:
- podíl položek, které prošly všemi tvrdými pravidly,
- podíl položek s platným GTIN,
- úplnost parametrů potřebných pro filtry v dané kategorii,
- počet položek v karanténě,
- zpoždění aktualizace proti dohodnuté frekvenci,
- počet neoznámených změn struktury feedu.
Z toho vznikne skóre dodavatele. Nejde o hodnocení pro hodnocení. Je to podklad pro nákup: u dodavatele se špatnými daty stojí každý produkt víc práce, a to je argument při vyjednávání. A je to podklad pro dodavatele, který dostane místo obecné stížnosti konkrétní seznam položek a chyb.
Krok 4: zpětná vazba, která se dá použít
Report pro dodavatele by měl jít poslat bez úprav. Osvědčil se jednoduchý formát:
- Souhrn: kolik položek přišlo, kolik prošlo, kolik ne.
- Chyby seskupené podle typu, ne po jednotlivých produktech.
- Ke každému typu seznam kódů produktů ke stažení.
- Srovnání s minulým obdobím.
Automatický týdenní report stojí málo a mění vztah s dodavatelem. Z „vaše data jsou špatně“ se stane „u 312 produktů chybí rozměry, minulý měsíc to bylo 540“.
Co doplnit sami a co ne
Některá data si doplníte levněji, než je budete vymáhat. Mapování kategorií, sjednocení jednotek, přepis popisů do vlastního tónu nebo vyčtení parametrů z textu jde automatizovat, dnes často s pomocí AI.
Jsou ale data, která doplňovat nesmíte. GTIN, rozměry a hmotnost, složení, údaje o výrobci a bezpečnostní informace musí přijít od zdroje. Odhad tady není úspora, ale riziko reklamací, zamítnutí v kanálech nebo problému s dozorovým orgánem.
Když máte dodavatelů víc a data z nich skládáte do jednoho katalogu, vyplatí se jednotné místo pravdy. Tím bývá PIM, kde se data od dodavatelů potkají s vlastním obohacením a odkud tečou do e-shopu i feedů.
Jak na to prakticky
Pokud chcete kvalitu dat od dodavatelů začít řešit systematicky, doporučujeme tento postup:
- Vyberte tři dodavatele s největším podílem sortimentu nebo největším počtem problémů.
- Sepište datovou specifikaci včetně povinných údajů podle GPSR.
- Zapněte kontrolu na vstupu s tvrdými pravidly a karanténou.
- Měsíc sbírejte čísla, bez jednání.
- Pošlete dodavatelům první report s konkrétními chybami a dohodněte termín nápravy.
- Další dodavatele přidávejte postupně podle stejné šablony.
Kontrolu na vstupu stavíme jako součást každého napojení v rámci služby dodavatelé a feedy. Jednorázová implementace napojení začíná od 3 000 Kč za dodavatele, správa běží měsíčním paušálem. Pokud potřebujete sjednotit data z mnoha zdrojů na jednom místě, pomůžeme s výběrem a napojením PIM systému. Úplný postup napojení najdete v průvodci napojením dodavatelů na e-shop.
Potřebujete s tím pomoct?