PIM vs. tabulky v Excelu: kdy přerůst tabulky

Skoro každý e-shop začíná s produktovými daty v tabulce. Je to rozumné: Excel nebo Google Sheets umí každý, nic nestojí navíc a e-shopové platformy tabulky importují. Problém nastane, když tabulka tiše převezme roli systému. Existuje pět verzí souboru, nikdo neví, která je aktuální, a import jednou za týden rozbije parametry u stovky produktů.

Tabulka není špatná. Jen má hranice. V článku ukážeme, kde přesně jsou, jak tabulky vést, aby vydržely co nejdéle, a podle čeho poznat, že je čas přejít na PIM.

Technické limity tabulek

Na čistý objem dat narazí e-shop s tabulkami málokdy. Limity ale existují a je dobré je znát (podle dokumentace Microsoftu a Googlu k 9/2026):

Do jedné buňky Excelu se vejde nejvýš 32 767 znaků, což u dlouhých HTML popisů může být znát. U Google Sheets se limit 10 milionů buněk počítá za celý soubor včetně prázdných buněk a všech listů. Katalog s 20 000 produkty, třemi jazyky a 150 sloupci atributů se k němu přiblíží rychleji, než by se čekalo.

Důležitější než velikost jsou ale limity v práci s daty.

Kde tabulky selhávají v praxi

Kódy a čísla. Excel ukládá čísla s přesností na 15 platných číslic a číslům odstraňuje úvodní nuly. Microsoft v dokumentaci uvádí, že u čísla s 16 a více číslicemi se číslice za patnáctou nahradí nulami a změna formátu buňky je už nevrátí. EAN s úvodní nulou nebo dlouhý kód dodavatele se tak při otevření CSV může tiše změnit. Řešení je importovat sloupce s kódy jako text, například přes Power Query.

Verze. „katalog_final_v3_opraveno.xlsx" na sdíleném disku, kopie v e-mailu, další u copywritera. Sdílený soubor v cloudu pomůže, ale historie změn po jednotlivých produktech a polích chybí.

Validace. Tabulka nehlídá, že barva je z povoleného seznamu, že rozměr má správnou jednotku nebo že produkt pro Heureku má vyplněnou kategorii. Ověření dat v Excelu existuje, ale nastavuje se ručně a snadno se obejde vložením hodnot.

Varianty a vazby. Produkt s velikostmi a barvami, příslušenství, alternativy. V plochém řádku se to modeluje jen pomocí kódů rodičů a oddělovačů v buňkách, což je křehké.

Jazyky. Každý jazyk znamená další sloupce nebo další soubor. Nikdo nevidí, které překlady chybí nebo jsou zastaralé po změně českého textu.

Kanály. E-shop, XML feed pro srovnávače, Google Merchant Center, marketplace. Každý chce jiná pole a jiný formát a z tabulky se pro každý dělá ruční export. Nejčastější chyby, které tak vznikají, shrnujeme v článku Nejčastější chyby v produktových feedech.

Obrázky. Tabulka obsahuje jen odkazy nebo názvy souborů. Že soubor existuje a má správné rozměry, nekontroluje nic.

Tabulka vs. PIM v jedné tabulce

Poslední řádek je důležitý. Excel nezmizí ani po zavedení PIM. Zůstane nástrojem pro hromadné úpravy a výměnu dat s dodavateli. Mění se jen to, kde je hlavní verze dat.

Jak vést tabulky, aby vydržely déle

Pokud na PIM ještě nejste připravení, tato pravidla oddálí chaos:

1. Jeden hlavní soubor v cloudu, žádné kopie v e-mailech. Kdo chce upravovat, upravuje tam.
2. Kódy jako text. Sloupce s kódem, EAN a kódem dodavatele formátujte jako text ještě před vložením dat.
3. Číselníky na zvláštním listu. Barvy, materiály, jednotky a kategorie vybírejte z rozevíracího seznamu, ne psaním.
4. Jeden sloupec, jeden údaj. Žádné „Barva: modrá, Velikost: M" v jedné buňce.
5. Pevná struktura. Neměňte pořadí a názvy sloupců bez domluvy, importy na nich závisí.
6. Automatický import. Nahrávejte do e-shopu skriptem nebo ETL procesem s kontrolou dat, ne ručně. Chyby pak odhalíte před importem, ne po něm.
7. Kontrolní sloupec úplnosti. Jednoduchý vzorec, který spočítá vyplněná povinná pole, dá aspoň hrubý přehled.

Kdy je čas tabulky přerůst

Signály, že tabulka už víc brzdí, než pomáhá:

• Na datech pracují víc než dva až tři lidé a řešíte, kdo co přepsal.
• Máte dva a více jazyků a nevíte, které překlady chybí.
• Prodáváte na víc kanálech a pro každý děláte ruční export.
• Soubor je tak velký, že se otevírá a přepočítává minuty.
• Pravidelně opravujete chyby, které vznikly při importu (posunuté sloupce, změněné kódy, ztracené parametry).
• Uvedení nového produktu na web trvá dny, protože data se skládají z několika tabulek.

Když platí dva a více bodů, stojí za to PIM vážně zvážit. Co od něj čekat a jaké systémy jsou k dispozici, popisujeme v článku PIM systém: kdy ho e-shop potřebuje.

Jak přechod z Excelu na PIM probíhá

1. Inventura. Sesbírejte všechny tabulky, exporty z ERP a e-shopu a zjistěte, co kde je.
2. Datový model. Z hlaviček sloupců navrhněte rodiny produktů a atributy. Tady se obvykle ukáže, kolik sloupců znamená totéž pod jiným názvem.
3. Čištění. Sjednoťte jednotky, hodnoty číselníků a kódy, odstraňte duplicity. Postup popisujeme v článku Deduplikace produktů při více zdrojích dat.
4. Import do PIM a kontrola úplnosti.
5. Napojení PIM na e-shop, feedy a ERP. Technicky popisujeme v článku Integrace PIM a e-shopu.
6. Přepnutí. Od daného dne se data upravují jen v PIM. Tabulky slouží pro hromadné úpravy a výměnu s dodavateli.

Nejvíc času obvykle zabere krok 3, ne technika.

Jak na to prakticky

Pokud jste na hraně, začněte tím, že tabulky zkrotíte: jeden hlavní soubor, kódy jako text, číselníky a automatický import s kontrolou. Pomůžeme s nastavením importů a exportů, které chyby zachytí dřív, než se dostanou na web. Když už tabulky nestačí, navrhneme datový model, pomůžeme vybrat PIM a převedeme do něj data včetně čištění. Detail služby najdete na stránce CRM a PIM. Rozsah a cenu připravíme po konzultaci.